KÓKAI POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

Nyomtatóbarát változatLevélben küldésPDF változat

Preambulum



A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CXXXIX. törvény (a továbbiakban:Mötv.), az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, valamint a végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) vonatkozó rendelkezései, illetőleg az önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló módosított 2/2012.(I.26.) számú önkormányzati rendelet  84. § (1) bekezdésben foglaltak alapján a Polgármesteri Hivatal szervezeti és működési rendje az alábbiak szerinti:


I.    A Polgármesteri Hivatal feladata


1./ A Polgármesteri Hivatal a Mötv. 84. § (1) bekezdése szerint az önkormányzat
működésével, valamint a polgármester vagy a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat, valamint a nemzetiségek jogairól szóló törvényben meghatározott feladatokat látja el.
2./ A Polgármesteri Hivatal az önkormányzat gazdálkodásának végrehajtó szerve, ellátja az Ávr. alapján hozzá rendelt költségvetési szervek pénzügyi, gazdasági feladatait, egyidejűleg önkormányzati igazgatási szervezet, továbbá a nemzetiségi önkormányzat működéséhez szükséges jogi és egyéb szakmai, valamint adminisztratív és technikai segítséget ad, ügyviteli  feladatokat lát el.
3./ A Polgármesteri Hivatalnak - mint költségvetési szervnek alapítója Kóka
Község Önkormányzatának Képviselő-testülete.
4. A Polgármesteri Hivatal nem rendelkezik külön gazdasági szervezettel. A Polgármesteri Hivatal gazdasági szervezet hiányában is ellátja a jogszabályokban előírtakat, így különösen az önkormányzat, a nemzetiségi önkormányzat, illetve a községi óvoda bevételeivel és kiadásaival kapcsolatos feladatokat.


II.    A Polgármesteri Hivatal alapító okiratának száma, kelte, valamint a törzskönyvi azonosító adatai
III.


Kóka Község Önkormányzatának Képviselő-testülete a Polgármesteri Hivatal
hatályos alapító okiratát 91/2013.(IX.19.) KT. határozatával fogadta el 2013- szeptemberi 19-i i ülésén.
Törzskönyvi azonosító szám: 392565
Adószám: 15392567-2-13
KSH statisztikai számjel: 15392567-8411-325-13


IV.    A Polgármesteri Hivatal tevékenységei


Alaptevékenysége: TEÁOR 8411
Szakágazat: 841105 Helyi önkormányzatok és társulások igazgatási tevékenysége



IV. A Polgármesteri Hivatal közfeladata, alaptevékenysége és az azt meghatározó jogszabályok


1./ Közfeladata:
A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a
továbbiakban: Mötv.) 84. § (1) bekezdése alapján a polgármesteri hivatal ellátja az
önkormányzatok működésével, valamint a polgármester vagy a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. A  hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában.
2./ Alaptevékenysége:
A polgármesteri hivatal ellátja a Mötv.-ben és a vonatkozó egyéb jogszabályokban a számára meghatározott feladatokat.
Gondoskodik a helyi önkormányzat, a helyi nemzetiségi önkormányzat és a községi óvoda  bevételeivel és kiadásaival kapcsolatban a tervezési, gazdálkodási, ellenőrzési, finanszírozási,  adatszolgáltatási és beszámolási feladatok ellátásáról.


V. Vállalkozási feladatok és gazdálkodó szervezetekben való részvétel


A Polgármesteri Hivatal vállalkozási tevékenységet nem folytat.


VI. A Polgármesteri Hivatal feladatainak és tevékenységének forrásai


1./ Feladatainak és tevékenységének forrását önkormányzati intézményfinanszírozás
biztosítja.
2./ Saját bevételek: van – igazgatási szolgáltatási díjak
3./ Átengedett, megosztott bevételek: nincs átengedett, megosztott bevétele.
4./ Központi költségvetés normatív hozzájárulása: nincs.
5./ Támogatások: nincs.
6./Hitelek: nincs.
7./ Európai uniós támogatással megvalósuló programok, projectek bevételei: nincs.
8./ Egyéb bevételek: kamat bevétel.


VII. A Polgármesteri Hivatal által ellátandó alaptevékenységek

kormányzati funkció szerinti besorolása

011130 Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és általános igazgatási tevékenysége
011220 Adó-, vám- és jövedéki igazolás
016010 Országgyűlési, önkormányzati és európai parlamenti képviselő-választásokhoz kapcsolódó tevékenységek
016020 Országos és helyi népszavazáshoz kapcsolódó tevékenységek


VIII. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése


1./ A polgármester a képviselő-testület döntései szerint és saját hatáskörében irányítja a Polgármesteri Hivatalt. A polgármester a jegyző javaslatainak figyelembevételével meghatározza a hivatal feladatait az önkormányzat munkájának a szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában.
Megnevezése: Kókai Polgármesteri Hivatal
Székhelye: 2243. Kóka, Dózsa Gy. u. 1.
Illetékessége, működési köre: Kóka község teljes közigazgatási területe.
2./ A jegyző vezeti a Polgármesteri Hivatalt.

a.)  Alkalmazással, megbízással kapcsolatos kérdések

A hivatalban foglalkoztatható köztisztviselők, közalkalmazottak illetőleg munkaviszonyban állók létszámát jelen szervezeti és működési szabályzat II.1. pontja határozza meg az évek költségvetési rendelet alapján. Ezen túlmenően a feladatok szakszerű ellátására illetőleg átmenetileg jelentkező többletfeladatok ellátására – amennyiben ezt jogszabály nem zárja ki - a hivatal megbízásos jogviszonyban is foglalkoztathat külsős személyeket.
A köztisztviselők kinevezéséhez, vezetői megbízásához, felmentéséhez, a vezetői megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz a polgármester egyetértése szükséges.

b.)Kókai Polgármesteri Hivatal tagozódása
·    Jegyző 1 fő
·    Igazgatási Csoport 3 fő
·    Pénzügyi Csoport 4 fő
·    Adó Csoport 2 fő
·    Településüzemeltetési előadó 1 fő
·    Hivatalsegéd 1 fő


c.) Díjazás

A munka díjazására és az alkalmazottak juttatásira a jogviszonyra vonatkozó törvények (Kszt, Kjt, Mtv.) valamint a vonatkozó helyi önkormányzati rendeletek rendelkezései az irányadók azzal, hogy a minőségi vagy mennyiségi többletmunkát végző köztisztviselők – szakmai munkájuk értékelése illetőleg teljesítményértékelés, minősítés alapján – illetményeltérítésben részesíthetők.  Az ezzel kapcsolatos részletes szabályokat a Közszolgálati Szabályzat tartalmazza.

Ezen túlmenően – a közszolgálati tisztviselők részére adható juttatásokról és egyes illetménypótlékokról szóló 249/2012.(VIII.31.) Korm. rendeletben -  meghatározott munkaköröket betöltő köztisztviselők,  akik a besorolásánál figyelembe vett iskolai végzettségénél magasabb szintű szakképesítéssel, szakképzettséggel rendelkeznek képzettségi pótlékban részesülnek. A képzettségi pótlékra jogosító munkakörök és végzettségek a következők:

Munkakör                        Végzettség

1.    az önkormányzati költségvetés és beszámoló
érdemi előkészítését végző ügyintéző          mérlegképes könyvelő

2.   kontírozó könyvelő                           mérlegképes könyvelő

3.   polgármesteri hivatal bérjellegű kifizetéseinek
számfejtését végző ügyintéző                  mérlegképes könyvelő

4.  szociális feladatellátás, munkanélküliek ellátása rehabilitációs gazdasági menedzser                 

5. településüzemeltetéssel, pályázatokkal foglalkozó ügyintéző gazdasági agrármérnök


IX. Az Kókai Polgármesteri Hivatal munka és ügyfélfogadási rendje


1.)    A Kókai Polgármesteri Hivatal munkaideje:

hétfőtől - szerdáig    7.30 - 16.00 óráig
csütörtökön:             7.30 - 18.00 óráig          
péntek                      7.30 - 13.00 óráig           

Az ebédidő naponta 60 perc  , amelyet a  dolgozók  megosztva töltenek el.

2.) A Kókai Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadási idő 2103. július 1-től:

hétfő             8.00 - 15.30  óráig
szerda          8.00 - 15.30 óráig
Csütörtök:   13.00 - 17.30 óráig
Kedden, csütörtök délelőtt és pénteken  -  nincs ügyfélfogadás (zárva a hivatal minden bejárata)                           

3.)  Házi pénztár nyitva tartása:
Hétfő:          9.00 - 11.30  óráig
csütörtök:  13.00 - 17.30 óráig

4.)  Igazgatási Szünet
2014. évben
·    a nyári igazgatási szünet
július 21- július 25-ig (5 munkanap)
augusztus  11- augusztus 15 – ig (5 munkanap)
·    a téli igazgatási szünet:
december 22-31-ig (5 munkanap)
Az igazgatási szünetekben az anyakönyvvezetők elérhetőségét biztosítani kell.

5.) Polgármesteri Hivatalban vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett munkakörök:
polgármester
jegyző
csoportvezetők (igazgatási, pénzügyi)


X. A Polgármesteri Hivatal képviselete


1./ A Polgármesteri Hivatal működésével, gazdálkodásával kapcsolatos kötelezettség-vállalásra, így különösen szerződés, megállapodás aláírására, megrendelés visszaigazolására a jegyző jogosult a Hivatal költségvetésében rendelkezésre álló összeg erejéig, valamint a Polgármesteri Hivatal köztisztviselőinek kinevezési okiratát aláírni, ezzel kötelezettséget vállalni a jegyző jogosult.
2./ A külön jogszabályban megállapított közigazgatási hatósági eljárás során a Polgármesteri Hivatalt saját hatáskörében a jegyző képviseli. A hatáskörök át-, illetve továbbruházására nem kerülhet sor.


XI. A jegyző kiadmányozási jogának gyakorlása


A jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben a kiadmányozás jogát saját maga
gyakorolja, illetve külön írásbeli rendelkezés keretében adja át azt a csoport-vezetőknek.
A jegyző közvetlenül az érdemi ügyintéző köztisztviselőnek is átadja egyes ügykörökben,ügyekben a kiadmányozás jogát.
A kiadmányozás jogának átadása megbízással történik az egyes jegyzői hatáskörök
gyakorlásának vonatkozásában. A kiadmányozás jogának átadásával kapcsolatos megbízásoka jogosult köztisztviselők munkaügyi iratainak részét képezik.
A jegyző egyes esetekben előzetes egyeztetési, tájékoztatási kötelezettséget is előírhat a kiadmányozási jog gyakorlásához.
A jegyző akadályoztatása, vagy tartós távolléte esetén a kiadmányozási jogot az Igazgatási Csoport vezetője gyakorolja.
Az átadott kiadmányozási jog gyakorlása nem adható tovább.


XII. A Polgármesteri Hivatal költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszám

A Polgármesteri Hivatal bankszámláját az OTP Bank Nyrt. Pest – Megyei  Régió nagykátai  fiókja vezeti az alábbi számlaszámon:
Pénzforgalmi bankszámla Hivatal 11742063-15730710


XIII. A költségvetés tervezésével, és végrehajtásával kapcsolatos feltételek, különleges előírások


1./ A költségvetési koncepció elkészítésével megbízott közgazdasági csoportvezető a koncepció összeállítás során a külön jogszabályban előírt határidő megtartása érdekében 10nappal korábban egyeztetést folytat az intézmény vezetőjével un. alkumechanizmusos tervezési módszerrel, melynek során a tapasztalati adatok szerint a feladatellátás várható és az  önkormányzat korábbi állásfoglalása alapján finanszírozni kívánt szintre orientálnak figyelembe véve az önkormányzat bevételi forrásait, megállapítják a keretszámokat. Az egyeztetésről feljegyzés készül.
2./ A koncepcióban jóváhagyott keretszámok illetve megfogalmazott szempontok szerint kerül sor a végleges intézményi költségvetési javaslatok egyeztetésére.
Az egyeztetésről feljegyzés készül.
3./ A költségvetés elfogadását követően a pénzügyi csoportvezető és az intézmények vezetői a külön jogszabályban előírt határidőn belül, meghatározott tartalommal összeállítják az elemi költségvetést. A költségvetés időarányos teljesítéséről a Polgármesteri Hivatal beszámoló készítési kötelezettségével egy időben, az intézmények vezetőit is tájékoztatja, az intézményeket érintő szakfeladatok vonatkozásában.
4./ A helyi önkormányzatok általános működésének és ágazati feladatainak támogatásához megállapított feladatmutatók és mutatószámok alapján az intézményvezető gondoskodik a külön jogszabályban megállapított nyilvántartások vezetéséről, felelős az abban szereplő adatok valódiságáért. Az adatokat a beszámoló elkészítésével megbízott köztisztviselő rendelkezésére bocsátja.
5./ Az intézmény nem rendelkezik kiemelt előirányzat módosítási jogkörrel, javaslatot tehet az előirányzatok közötti átcsoportosításra.
6./ A munkamegosztás és felelősség rendjét a Polgármesteri Hivatal és az intézmény közötti megállapodás tartalmazza.


XIV. Nemzetiségi Önkormányzat működésével, költségvetésének tervezésével, végrehajtásával kapcsolatos feltételek, különleges előírások


1./ A nemzetiségi önkormányzat bevételeivel és kiadásaival kapcsolatban a tervezési,gazdálkodási, ellenőrzési, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási feladatok ellátásárólKókai Polgármesteri Hivatal gondoskodik, az erre vonatkozó részletes szabályokat külön együttműködési megállapodás tartalmazza.
2./ A nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásával, napi működésével kapcsolatos jogi, egyéb szakmai valamint adminisztratív és technikai segítséget a Polgármesteri Hivatal megadja, ügyviteli feladatait ellátja.
3./ A települési önkormányzat és a nemzetiségi önkormányzat együttműködésének részletes szabályait külön együttműködési megállapodás tartalmazza, mely rögzíti a nemzetiségi önkormányzat költségvetési határozatának előkészítését, tartalmát, határidejét, a költségvetési előirányzatok módosításának, a költségvetési információ szolgáltatásának, a költségvetési gazdálkodásnak, a vagyoni és számviteli nyilvántartásnak, adatszolgáltatásnak a rendjét, a nemzetiségi önkormányzat számlavezetésével kapcsolatos szabályokat, valamint a költségvetés tervezésével, végrehajtásával kapcsolatos feladatokat, határidőket.
4./ A Kókai Roma Nemzetiségi Önkormányzat költségvetését önállóan költségvetési
határozatban fogadja el.
5./ A nemzetiségi önkormányzat pénzgazdálkodásával kapcsolatos feladatok, jogkörök:
a./ kötelezettségvállalási, utalványozási jogkörrel a költségvetésben elfogadott kiadások erejéig rendelkezik a nemzetiségi önkormányzat elnöke,
b./ ellenjegyzésre a Pénzügyi Csoport vezetője, vagy az általa felhatalmazott személyek jogosultak.
c./ önálló pénzforgalmi számlával rendelkezik, melyről készpénzt vehetnek fel, és amely készpénzmozgás a Polgármesteri Hivatal házipénztárának bevonásával történik.

XV. Vagyonkezelés rendje


A vagyonnal való gazdálkodás vonatkozásában az Önkormányzat vagyonáról és a
vagyongazdálkodás szabályairól szóló hatályos önkormányzati rendeletben foglaltak szerint kell eljárni.
A költségvetési szerv a vagyon feletti rendelkezési jogát az önkormányzat hatályos
vagyongazdálkodásáról szóló rendelete, valamint a Kóka Község Önkormányzatának költségvetési rendelete határozza meg.


XVI. Belső Kontrollrendszer

Ellenőrzés rendje:
Az alábbiak alapján belső kontrollrendszert működtet, utólagosan végzett belső ellenőrzést végez, valamint ellenőrzi munkáját a Képviselő-testület, valamint a Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság.
A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelésére és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szerv megvalósítsa a következő fő célokat:
a) a költségvetési szerv a működése és gazdálkodása során a tevékenységeket
szabályszerűen, valamint a meghatározott követelményekkel összhangban hajtsa végre,
b) teljesítse az elszámolási kötelezettségeket és
c) megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől (károktól) és a nem rendeltetésszerű használattól,
A belső kontrollrendszernek biztosítania kell, hogy
a) a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a
szabályszerűséggel, szabályozottsággal, és a meghatározott követelményekkel
(gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség),
b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre,rendeltetésellenes felhasználásra,
c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan, és
d) a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembe vételével.
A költségvetési szerv belső kontrollrendszerének keretében, a kontrolltevékenység részeként biztosítani kell a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést az alábbiak
vonatkozásában:
a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése,
b) a pénzügyi kihatású döntések, célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és
eredményességi szempontú megalapozottsága,
c) a költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűség és szabályozottság szempontjából történő jóváhagyása,
d) a gazdasági események elszámolása, kontrollja.
A belső kontroll rendszer működését a függelékben előírt szabályzatokban megfogalmazott előírások betartásával biztosítja.


XVII. Belső ellenőrzés


A Polgármesteri Hivatalnál a Sülysáp Környéki Társulás  keretében történő megállapodás alapján a belső ellenőrzési feladat és hatáskör ellátása a székhelye szerinti település önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában (2240. Sülysáp, Malom u.) működő belső ellenőrzés útján történik.
Jelen SzMSz függelékeit képezik az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról
rendelkező 368/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 13. §-a által előírt és egyéb alábbiakban felsorolt szabályzatok:
Belső szabályzatok:
1. Iratkezelési Szabályzat, Irattári Terv
2. Közszolgálati Szabályzat
3. Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat
4. Munkavédelmi Szabályzat
5. Tűzvédelmi Szabályzat
6. Belső Ellenőrzési Kézikönyv
7. Beszerzések lebonyolításának Szabályzata
8. Helyiségek és berendezések használatának Szabályzata
9. Belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésének, lebonyolításának és elszámolásának Szabályzata
10. A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének és az elektronikus közzététel rendjét rögzítő Szabályzat
11. Reprezentációs kiadások felosztását, azok teljesítésének és elszámolásának Szabályzata
12. Gépjárművek igénybevételének és használatának Szabályzata
13. Vezetékes és rádiótelefonok használatának Szabályzata
14. A vagyonnyilatkozatok kezelésére és a meghallgatás szabályaira vonatkozó Szabályzat
A Polgármesteri Hivatal operatív gazdálkodás vitelére vonatkozó gazdasági-pénzügyi szabályzatok:
15. Számviteli Politika
16. Számlarend
17. Pénzkezelési Szabályzat
18. Szabályzat az analitikus nyilvántartási rend és a főkönyvi könyvelés kapcsolat-rendszeréről
19. Eszközök és források értékelési Szabályzata
20. Önköltségszámítás rendjéről szóló Szabályzat
21. Eszközök és források leltározási, leltárkészítési és selejtezési Szabályzata
22. Közbeszerzési Szabályzat
23. Bizonylati Szabályzat és Album
24. Ügyrend a gazdasági szervezet gazdálkodással összefüggő feladatainak ellátására
25. Informatikai biztonsági Szabályzat
26. FEUVE, ellenőrzési nyomvonal
27. Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének Szabályzata
28. Kockázatkezelési szabályzat, szabálytalanságok kezelésének Szabályzata.

Záradék: A Szervezeti és Működési Szabályzat Kóka Község Önkormányzatának Képviselő-testülete …./2014.(………) KT. határozatával került kiadásra.

Kóka, 2014………………

Juhász Ildikó polgármester                Fáskerti Tiborné jegyző